Beberapa decade terakhir, pelanggan atau pihak berkepentingan
menuntut pelayanan laboratorium yang lebih baik, data hasil pengujian dan atau
kalibrasi yang valid, serta ketersediaan metrology yang dapat disikapi oleh
laboratorium dengan menerapkan system manajemen mutu. Dengan penerapan SIstem
manajemen mutu yang baik dan benar, laboratorium diharapkan mampu menghadapi
perubahan yang semakin cepat di era globalisasi serta dapat memenuhi kebutuhan
pelanggan.
Jika system manajemen mutu diterapkan di laboratorium dengan
baik dan benar, maka hasil tersebut dapat membantu meningkatkan kepuasan
pelanggan dan memberikan kerangka kerja bagi perbaikan berkelanjutan
laboratorium, pelanggan, atau pihak berkepentingan. Hal ii disebabkan karena
pendekatan system manajemen mutu massyaratkan laboratorium untuk melakukan kai
ulang perysaratan pelanggan, menetapkan proses yang memberikan sumbangan bagi
pencapaian mutu data hasil pengujian atau kalibrasi, serta memelihara proses
tersebut terkendali.. Selain itu, system manajemen mutu dapat meyakinkan
laboratorium dan pelanggannya bahwa system terebut dapat memberikan mutu dan
hasil pengujian dan atau kalibrasi yang
memenuhi persyaratan secara konsisten hingga menghasilkan kepuasan, serta
diharapkan mampu melampuai harapan pelanggan. Dengan demikian, system
manajemeen mutu perupakan bagian dari system manajemen laboratorium yang
berfokus pada pencapaian hasil berkaitan dengan sasaran mutu, pemenuhan
kebutuhan dan kepuasan pelanggan.
Prinsip Manajemen Mutu
Mempertimbangkan kebutuhan pelanggan dan pihak
berkepentingan. Berdasarkan ISO 9000, prinsip manajemen mutu yang dapat
digunakan oleh organisasi kea rah perbaikan kinerja adalah sebagai berikut:
1.
Fokus
pada pelanggan
Suskes berkelanjutan dicapai ketika
laboratorium mampu memelihara kepercayaan pelanggan dan pihak berkepentingan.
Setiap aspek interaksi dengan peanggan memberikan peluang untuk menciptakan
nilai lebih bagi pelanggan. Emahami kebutuhan saat ini dan yang akan datang
dari pelanggan, memenuhi persyaratan, dan berusaha melebihi harapan pelanggggan
atau pihak berkepentingan dapat berkontribusi pada suskes berkelanjutan
laboratorium
Manfaat utama menerapkan focus pada
pelanggan , antara lain:
a. Meningkatkan nilai pelanggan
b. Meningkatkan kepuasan pelanggan
c. Membaiknya loyalist pelanggan
d. Menigkatnya bisnis berulang
e. Meningkatnya reputasi laboratorium
f.
Meluasnya
basis pelanggan
g. Meningkatnya pendapatan dan pangsa
pasar.
Tindakan yang dilakukan untuk mencapai manfaat tersebut,
mencakup antara lain:
a.
Mengendali
pelanggan langsung atau tidak langsng sebagai penerima nilai dari laboratorium
b.
Memahami
kebutuhan dan harapan saat ini dan yang akan dating dari pelanggan
c.
Menghubungkan
sasaran mutu laboratorium dengan kebutuhan dan harapan pelanggan
d.
Mengkomunikasikan
kebutuhan dan harapan pelanggan ke seluruh personel laboratorium
e.
Merencanakan,
mendesain, mengembangkan, menghasilkan , menyampaikan dan mendukung jasa
laboratorium serta mutu data hasil pengujian / kalibrasi untuk memenuhi
kebutuhan dan harapan pelanggan
f.
Mengukur
dan memantau kepusan pelanggan sertamengambil tindakan yang sesuai
g.
Menentukan
dan mengambil tindakan terhadap kebutuhan dan harapan yang sesuai dengan pihak
berkepentingan yang relevan serta dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan
h.
Memelihara
hubungan dengan pelanggan serta aktif untuk mencapai sukses berkelanjutan.
2.
Kepemimpinan
Pembentukan kesatuan tujuan dan arah
serta keterikatan personel memungkinkan organisasi laboratorium menyelaraskan
strategi, kebijakan, dan sumber daya untuk mencapai sasaran mutunya. Sehubungan
dengan hal tersebut, manajer puncak dan paramanajemr menetapkan kesatuan tujuan
dan arah serta menciptakan kondisi yang melibatkan personel dalam mencapai
sasaran mutu laboratorium.
Beberapa manfaat utama yang potensial
dalam kepemimpinan
a.
Meningkatkan
keefektifan dan efisiensi dalam mencapai sasaran mutu laboratorium
b.
Menciptakan
koordinasi yang lebih baik dari proses bisnis laboratorium
c.
Meningkatkan
komunikasi antar tingkatan dan antar fungsi orgnaisasi laboratorium
d.
Membangun
serta meningkatkan kapabilitas organisasi laboratorium termasuk personelnya
untuk menghasilka hasil yang diharapkan
Tindakan yang dilakukan dalam kepemimpinan meliputi, antara
lain:
a.
Mengkomunikasikan
kebijakan dan sasaran mutu, strategi dan proses bisnis laboratorium kepada
seluruh personel di semua tingkatan organisasi
b.
Menciptakan
dan mendukung nilai, keadilan, dan etika untuk
perilaku di seluruh tingkat organisasi laboratorium
c.
Membangun
budaya kerja saling percaya danintegritas
d.
Menggalakan
komitmen mutu di seluruh tingkatan organisasi laboratorium
e.
Memastikan
pemimpin di seluruh tingkatan, para manajemr dan penyelia menjadi contoh
positif untuk personel laboratorium
f.
Melengkapi
personel dengan sumber daya, pelatihan, dan kewenangan yang diperlukan untuk
bertindak secara bertanggung jawab
g.
Menginspirasikan,
menggalakan, dan mengeenali kontribusi dari setiap personel laboratorium
3.
Keterlibatan
Personel
Kompetensi, pemberdayaan, dan
keterlibatan personel pada semua
tinfkatan organiasasi sangat penting guna meningkatkan kapabilitas organisasi
dalam menciptakan dan menyampaikan nilai. Agar dapat mengelola organisasi
laboratorium secara efektif dan efisien, sangatlah penting menghargai dan melibatkan seluruh personel di semua
tingkatan organisasi. Pengakuan, pemberdayaan, serta peningkatan kompetensi
akan memfasilitasi keterlibatan personal dalam pencapaian sasaran mutu
laboratorium.
Beberapa manfaat utama keterlibatan
personel:
a.
Meningkatkan
pemahaman serta penerapan kebijakan dan sasaran mutu laboratorium oleh seluruh
personel dan meningkatkan motivasi untuk penapaiannya
b.
Melibatkan
seluruh personel dalam kegiatan peningkatan berkelanjutan
c.
Meningkatkan
pengembangan personel, inisiatif, dan kreativitas
d.
Meningkatkan
kepuasan personel
e.
Meningkatkan
kepercayaan dan kolaborasi di seluruh tingkatan organisasi laboratorium
f.
Meningkatkan
perhatian untuk berbagi nilai dan budaya di seluruh tingkatan organisasi
laboratorium
Tindakan yang dilakukan untuk
keterlibatan personel, termasuk:
a.
Mengkomuniksaikan
hal tersebut kepada seluruh personel untuk mendorong pemahaman tentang
pentingnya kontribusi individual mereka
b.
Mendorong
kolaborasi di seluruh tingkatan oragnisasi laboratorium
c.
Memfasilitasi
diskusi terbuka serta saling berbagi pengetahuan dan pengalaman
d.
Memberdayakan
personel untuk menentukan hambatan kinerja serta mengambl inisiatif tanpa rasa
takut
e.
Mengenali
dan mengakui kontribusi, pembelajran, dan peningkatan dari personel
f.
Melakukan
survey penilaian kepuasan personel, mengkomuniksaikan hasilnya dan mengambil
tindakan yang sesuai
4.
Pendekatan
Proses
Sehubungan dengan system manajemen
mutu yang terdiri atas proses – proses yang salingn terkait, maka memahami
hasil pencapaian system memungkinkan organisasi laboratorium mengoptimalkan
system kinerjanya, Hasil yang konsisten dapat dicapai dengan lebih efektif dan
efisien jika kegiatan dipahami dan dikelola sebagai poses saling terkait yang
berfungsi sebagai system yang koheren
Beberapa manfaat utama pendekatan
proses:
a.
Meningkatkan
kemampuan agarberfokus pda proses inti dan peluang untuk penignkatan
b.
Memebrikan
hasil yang konsisten dan dapat diprediksi melalui system yang prosesnya
diselaraskan
c.
Mengoptimalkan
kinerja melalui manajemen proses yang efektif, penggunaan sumberdaya yang
efisies, serta pengurangan hambatan lintas fungsi
d.
Memberikan
kesempatan kepada organisasi laboratorium untuk dapat meyakinkan pihak
berkepentingan akan konsisten, keefektifan dan efisiensi.
Tindakan yang dilakukan meliputi:
a.
Menetapkan
sasaran dari system dan proses yang perlu untuk pencapaiannya
b.
Menetapkan
kewenangan, tanggung jawab, dan akuntabilitas untuk mengelola proses
c.
Memahami
kemampuan organisasi laboratorium dan menentukan hambatan sumber daya sebelum
melakukannya
d.
Menetapkan
saling ketergantungan prose dan menganalisis dampak modifikasi untuk proses
individual, pada system secara keseluruhan
e.
Mengelola
berbagai proses dan slaing keterkaitannya sebagai system untuk mencapai sasaran
mutu organisasi secara efektif dan efisien
f.
Memastikan
ketersediaan informasi yang diperlukan untuk mengoperasikan dan memperbaiki
proses, serta memantau, menganaslisis , dan mengevalusais kinerja keseluruhan
system
g.
Mengelola
risiko yang dapat mempengaruhi keluaran proses dan hasil keseluruhan system
manajemen mutu
5.
Peningkatan
Organisasi laboratorium yang suskes
memiliki focus berkelanjutan pada peningkatan. Peningkatan penting bagi
organisasi untuk memelihara tingkat kinerja saat ini, dan untuk berekasi
terhadap perubahan kondisi internal dan eksternal serat menciptakan peningkatan
meliputi:
a.
Meningkatkan
kinerja proses, kapabilitsa organisasi serta kepuasan pelanggan
b.
Meningkatkan
focus investigasi dan menentukan akar
penyebab diikuti tindakan pencegahan, dan tindakan perbaikan
c.
Meningkatkan
kemampuan mengantisipasi dan bereaksi pada risiko serta peluang internal dan
eksternal.
d.
Mendorong
pertimbangan peningkatan baik dengan tahapan maupun terbosan
e.
Meningkatkan
penggunaan pembelajaran untuk peningkatan
f.
Meningkatkan
dorongan untuk berinovasi
Tindakan yang dapat diambil meliputi:
a.
Mempromosikan
penetapan peningkatan sasaran di seluruh tingkatan organisasi
b.
Mendidik
dan melatih personel di seluruh tingkatan organisasi tentang bagaimana memakai
peralatan atau instrumentasi serta metode pengujian dan atau kalibrasi untuk
mencapai peningkatan sasaran mutu
c.
Memastikan
personel berkompeten untuk mempromosikan serta menyelesaikan sasaran
peningkatan berkelanjutan dengan sukses
d.
Membangun
dan menyebarkan proses untuk menerapkan kegiatan peningkatan di sleuruh
organisasi
e.
Menelusuri,
meninjau serta mengaudit perencanaan, penerapan penyelesaian dan hasil kegiatan
peningkatan
f.
Mengintegrasikan
pertimbangan peningkatan ke dalam pengembangan baru atau modifikasi proses
terkait jasa laboratorium serta mutu data hasil pengujian dan / atau kalibrasi
g.
Mengenali
dan mengakui peningkatan berkelanjutan
6.
Pengambilan
keputusan berdasarkan bukti
Fakta, bukti dan analisis data dapat
memberikan objektivitas dan keyakinan yang lebih besar dalam membuat suatu
keputusan. Sehubungan dengan hal tersebut, apa pun keputusan yang dibuat oleh
laboratorium didasarkan pada analissi dan evaluasi data serta informasi
yangtersedia sehingga hasil yang diharapkan dapat tercapai. Pengambilan
keputusan merupakan suatu proses yang kompleks dan melibatkan berbagai sumber
masukan. KArena itu, penting untuk memahami hubungan sebab dan akibat serta
potensi konsukuensi yang tidak
diharapkan.
Beberapa manfaat utama pengambilan
keputusan berdasarkan bukti, anatar lain:
a.
Meningkatkan
proses untuk mengambil keputusan
b.
Meningkatkan
penilaian kinerja proses dan kemampuan pencapaian sasaran
c.
Meningkatkan
keefektifan dan sfisiensi operational
d.
Meningkatkan
kemampuan meninjau, mendebat dan mengubah opini serta keputusan
e.
Meningkatkan
kemampuan mempertnjukan keefektifan keputusan yang diambil saat lalu
Tindakan yang dilakukan , antara lain:
a.
Menentukan,
mengukur dan meninjau indicator kunci guna
menunjukan kinerja operasi laboratorium
b.
Membuat
semua data yang dibutuhkan tersedia bagi personel yang relevan
c.
Memastiakn
data informasi akuranysa mencukupi, dipercaya, dan aman
d.
Menganalisis,
mengevaluasi data informasi menggunakan metode data yang tepat
e.
Memastikan
persnel yang kompeten untuk menganalissi dan mengevaluasi data sebagaimana
diperukan
f.
Membuat
keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan bukti yang diseimbangkan dengan
pengalaman serta intuisi.
7.
Manajemen
Relasi
Dalam rangka megoptimalkan peran pihak berkepentingan
yang mempengarui kinerja organisasi
laboratorium dan untuk mencapai sukses berkelanjutan, maka laboratorium harus
mengelola hubungan dengan pihak berkepentingan tersebut, seperti pelanggan,
regulator, atau penyedia jasa dan perbekalan
Beberapa manfaat utama prinsip manajemen realsi, antara laian
:
a.
Meningkatkan
kinerja organisasi leboaratorium dan pihak berkepentingan yang relevan dengan
menanggapi peluang dan hambatan yang terkait dengan masing masing pihak berkepentingan
b.
Menumbuhkan
pemahaman bersama akan kebijakan dan sasaran mutu serta nilai aboratorium
diantara pihak berkepentingan
c.
Meningkatkan
kapabilitas mencipakan nilai bagi pihak berkepentingan dengan berbagai sumber
daya dan kompetensi serta mengelola resiko berkaitan dengan mutu
d.
Mengelola
rantai psasokan yang menyediakan aliran jasa laboratorium yang stabil dengan
baik
Tindakan yang dilakukan mencakup:
a.
Mengelola
hubungan yang baik antara pihak
berkepentingan dengan laboratorium
b.
Menentukan
dan membuat prioritas relasi dengan pihak berkepentingan yang perlu di kelola
c.
Membangun
relasi yang dapat menyeimbangkan
perolehan jangka pendek dengan mempertimbangkan jangka panjang
d.
Mengumpulkan
dan membagi informasi, keahlian, serta sumber daya ke pihak berkepentingan yang
relevan
e.
Mengukur
kinerja dan memberikan umpan balik ke pihak berkepentingan yang relevan,
sebagaimana diperlukan, untuk mendorong inisiatif positif
f.
Menetapkan
kegiatan kerja sama pengembangan dan peningkatan bersama dengan pihak
berkepentingan
g.
Mendorong
dan mengakui peningkatan dan pencapaain yang dilakukan oleh pihak
berkepentingan
Buku Persyaratan Umum kompetensi Laboratorium Pengujian dan Laboratorium Kalibrasi ISO/IEC 17025:2017, Anwar Hadi
ConversionConversion EmoticonEmoticon